Ratgeber
Dienstplan erstellen: Schritt für Schritt
Wie aus Öffnungszeiten, Personalbedarf und den Wünschen des Teams ein Dienstplan wird, der das österreichische Arbeitsrecht einhält. Mit Checklisten und typischen Fehlern.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das Gesetz, Ihr Kollektivvertrag und Ihre Betriebsvereinbarung.
Einen Dienstplan erstellen heißt, den Personalbedarf eines Zeitraums so auf das Team zu verteilen, dass jede Stunde ausreichend und richtig qualifiziert besetzt ist und dabei Verträge, Wünsche und das Arbeitsrecht eingehalten werden. Die folgenden sieben Schritte gelten für eine Filiale genauso wie für eine Ordination oder eine Bankstelle.
Bevor Sie anfangen
Sie brauchen fünf Dinge an einem Ort:
- Öffnungs- oder Ordinationszeiten, einschließlich Vorbereitung und Abschluss,
- den Bedarf je Bereich und Qualifikation,
- die Verträge mit Wochenstunden und vereinbarten Arbeitstagen,
- Urlaube, Krankenstände, Berufsschultage und Wünsche,
- den Kollektivvertrag und eine allfällige Betriebsvereinbarung.
Schritt 1: Bedarf je Stunde und Bereich ermitteln
Legen Sie fest, wie viele Personen mit welcher Qualifikation zu welcher Zeit gebraucht werden. Unterscheiden Sie eine Mindestbesetzung, die nie unterschritten werden darf, und eine Wunschbesetzung für Spitzenzeiten. Beispiel Filiale: an der Kassa mindestens eine Person von 7 bis 19 Uhr, ab 16 Uhr zwei; in der Feinkost eine Person von 8 bis 18 Uhr.
Schritt 2: Schichten festlegen
Aus dem Bedarf entstehen Schichten: Frühdienst, Mitteldienst, Spätdienst, mit festen Pausen. Ab mehr als 6 Stunden Arbeitszeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten nötig (§ 11 AZG), für Jugendliche schon ab 4,5 Stunden (§ 15 KJBG). Halten Sie diese Schichten als Vorlage fest, dann müssen Sie sie nicht jede Woche neu erfinden.
Schritt 3: Verfügbarkeiten und Abwesenheiten sammeln
Tragen Sie für jede Person ein, was feststeht: Urlaube, Krankenstände, Berufsschultage, vereinbarte freie Tage und Tagesmuster wie „nur vormittags“. Dazu kommen Wünsche: Wunschtage und Tage, an denen jemand möglichst nicht arbeiten soll. Je früher diese Angaben vorliegen, desto weniger Änderungen braucht es später.
Schritt 4: Dienste verteilen
Verteilen Sie zuerst die schwer zu besetzenden Dienste: solche mit seltener Qualifikation, lange Samstage und Randzeiten. Danach den Rest. Achten Sie dabei auf drei Dinge gleichzeitig:
- Qualifikation: Wer den Dienst übernimmt, muss ihn auch ausüben dürfen.
- Stunden: Die Wochenstunden sollen zum Vertrag passen; Abweichungen gehen auf das Zeitkonto.
- Fairness: Samstage, Spätdienste und unbeliebte Tage gleichmäßig verteilen und Wünsche dort erfüllen, wo es geht.
Schritt 5: Gegen das Arbeitsrecht prüfen
Prüfen Sie jede Person und jede Woche. Die wichtigsten Punkte:
| Regel | Erwachsene | Jugendliche unter 18 | Schwangere und stillende Mütter |
|---|---|---|---|
| Arbeitszeit pro Tag | höchstens 12 h inkl. Überstunden | 8 h, bei Durchrechnung höchstens 9 h | Normalarbeitszeit, keinesfalls über 9 h |
| Arbeitszeit pro Woche | höchstens 60 h, im 17-Wochen-Schnitt 48 h | 40 h, bei Durchrechnung höchstens 45 h | höchstens 40 h |
| Ruhezeit zwischen zwei Diensten | 11 h | 12 h | 11 h |
| Nacht | kein allgemeines Verbot | keine Arbeit 20 bis 6 Uhr | grundsätzlich keine Arbeit 20 bis 6 Uhr |
| Sonn- und Feiertage | nach Arbeitsruhegesetz | arbeitsfrei | grundsätzlich arbeitsfrei |
Die Details stehen in den Ratgebern zu Arbeitszeit und Ruhezeit, Lehrlingen und Jugendlichen und zum Mutterschutz. Im Handel kommen die Samstagsregeln des Kollektivvertrags Handel dazu.
Schritt 6: Rechtzeitig bekanntgeben
Legt der Arbeitgeber die Arbeitszeit ohne Vereinbarung fest, muss er sie für jede Woche mindestens zwei Wochen im Voraus mitteilen (§ 19c AZG). Geben Sie den Plan so bekannt, dass alle ihn erreichen und sich der Zeitpunkt nachweisen lässt: als Aushang, per E-Mail oder in einer App. Mehr dazu unter Dienstplan ändern.
Schritt 7: Änderungen nachziehen
Krankenstände, Tauschwünsche und kurzfristige Ausfälle gehören zum Alltag. Halten Sie fest, wer welcher Änderung zugestimmt hat, prüfen Sie nach jeder Änderung Ruhezeiten und Höchstgrenzen erneut und informieren Sie alle, die betroffen sind. Für die Aufzeichnungen nach § 26 AZG zählt, was tatsächlich gearbeitet wurde.
Fünf typische Fehler
- Spätdienst, dann Frühdienst: Ende um 21 Uhr und Beginn um 6:30 Uhr ergibt nur 9,5 Stunden Ruhezeit.
- Lehrling bis Ladenschluss: Unter 18 ist nach 20 Uhr Schluss.
- Unbemerkte Mehrarbeit: Teilzeitkräfte rutschen Woche für Woche über ihre Stunden, ohne dass es jemand auswertet.
- Samstag nach dem langen Samstag: Im Handel muss nach Arbeit am Samstag nach 13 Uhr der folgende Samstag zur Gänze frei bleiben, sofern kein anderes Modell vereinbart ist; Ausnahmen gelten etwa für die vier Samstage vor Weihnachten.
- Plan zu spät: Ein Plan, der erst am Freitag für die nächste Woche kommt und nicht vereinbart ist, unterschreitet die Zwei-Wochen-Frist.
Mit Excel oder mit Software?
Eine Tabelle reicht, solange das Team klein ist und die Dienste gleich bleiben. Je mehr Teilzeit, Lehrlinge und Standorte dazukommen, desto mehr Zeit kosten Schritt 4 und 5, und desto leichter rutscht ein Verstoß durch. Worauf es bei der Auswahl einer Software ankommt, steht im Leitfaden Dienstplanung in Österreich.
In eutempus: Die Schritte 1 und 2 legen Sie einmal als Vorlage an, Schritt 3 pflegen Sie und Ihr Team laufend, auch über Urlaubsanträge in der App. Schritt 4 übernimmt der Optimierer, der dabei einen Teil von Schritt 5 gleich mitprüft: Qualifikationen, Abwesenheiten, die 12-Stunden-Grenze, die Grenzen für Jugendliche und Schwangere und die Samstagsrotation als Muss-Regeln, die 11 Stunden Ruhezeit als Wunsch-Regel. Was er nicht prüft, steht im Leitfaden. Ein Klick veröffentlicht den Plan in der App; auf Wunsch geht er zusätzlich als PDF per E-Mail an hinterlegte Empfänger.